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领英中国总裁陆坚:面对不断变化的外部环境,企业应急管理如何立即行动?

发布时间:2021-01-25 18:11 来源:中青在线 作者:龙雨

    2020年突如其来的新冠疫情和其引发的危机,给每个企业和个人都带来了前所未有的挑战。尽管我们并不是处在抗疫最前线,在危机面前所有企业和个人都必须响应、思考、和行动。

    随着近期全国多地疫情出现反复,疫情各项防控依旧严格。站在新的一年,回顾那令人难忘的最初60天和整个2020年,企业应急管理应该如何行动,化危机为转机?

    快速启动应急管理团队

    在2020年1月20日确定新冠肺炎存在“人传人”的情况后,领英中国的管理层立刻认识到事态的严峻。那时距离法定春节假期不足3个工作日,而且从前一个周末开始,很多同事已经开始离开办公城市回家。我找到了人力资源负责人,跟她讨论我们是否应该启动“应急管理团队(Incident Management Team - IMT)”,很快我们就达成了共识。

    领英内部有一年一度的应急管理培训,这个培训教导我们在什么场合下启动应急管理团队以及应急管理机制,可是应急管理手册中完全没有提到如何应对传染病事件,而我们的时间却又是非常紧迫,必须在节前最后两个工作日采取行动。

    公司的应急管理培训包括了几个基本原则,第一是保护员工的安全,第二是保护公司设施和财产的安全,第三是立即向全球安全团队报告和寻求指导。尽管应对新冠疫情是全新的场景,需要完全不同的措施,但这几个基本原则依然是领英中国应急管理的指南。只是当时我们都没有想到,在春节假期前两天启动的领英中国应急管理团队在一年后的今天依然存在并运转。

    确定“人传人”的第三天上午,领英IMT进行了第一次会议议题是“病毒爆发预案”,参会人除了我和人力资源负责人,还有总裁办全体成员、办公场所负责人、以及公关与传播负责人;后来IMT成员还增加了上海办公区负责人、政府事务负责人和法务负责人。第一次IMT会议的当天,官方媒体公布全国累计确诊新冠感染324例,死亡6例;面对这样的严峻形势,IMT会议产生了几个重要的决议和举措:

    1.各部门经理统计所有员工春节假期期间所在地,为后续的疫情期间员工下落和健康状况追踪管理提供了重要的准备;

    2.通过各部门经理以及全员邮件告知IMT的联系方式,建议员工在春节期间遭遇感染或被强制隔离时立即向IMT报告和求助;

    3.春节后从高风险区域回到京沪办公区或有类似新冠症状的员工在家办公一周。

    当天,给跨部门经理和全员的关于春节期间防护预案的邮件都发出了。随后,办公场所团队以邮件通报了公司各个办公区就“新冠病毒肺炎”的应对办法和举措,包括各个办公区前台可领取口罩,并常备红外测温仪。

    由内及外 转“危”为“机”

    对于我和领英中国管理团队来说,春节假期给了我们一段宝贵的时间,用来沟通、思考、和准备下一阶段的工作方式和重点。我们认为,第一是内部沟通,从各级管理到全体员工;第二是重新梳理业务优先级和聚焦点。

    在面对危机时,必须基于现场的判断在第一时间做出应急响应,接下去要做的重要事情是及时沟通。对于领英这样一个全球公司,有多个层面和跨度的沟通。在IMT启动后的一周内也就是春节假期中,领英全球安全团队建立了正式的“新冠病毒全球影响评估”汇报沟通协调机制,领英亚太区高管团队开始就中国和亚太地区的疫情做定期的沟通和评估。在随后的抗疫物资严重缺乏的第一个月,领英全球和亚太的工作场所服务团队(GWS)为中国团队在全球采购口罩和防护物资,保证了领英中国在疫情中持续有充足的供给。

    领英中国管理团队已经非常清楚在春节假期结束后,办公室还不能开放,IMT讨论决定后发出了全员通知,包括继续关闭公司办公室、开始全员在家办公、取消国内外非必须差旅、取消内部培训和面对面会议、收集员工计划返回工作城市的时间等等,

    温斯顿•丘吉尔说过一句著名的话:“不要浪费一场危机!”如何将“危”转化为“机”,领英中国管理团队利用春节假期期间做了深入的思考,特别是围绕着“在保障员工安全和健康之外,还能怎样发挥领英平台价值,为用户和客户做什么”的主题,进行了连续几天的线上头脑风暴和讨论,最终确定了几个方向,并逐一指定了负责人推动和落实:包括组织面向学生和职场人的公益活动、策划社交媒体选题和传播、利用领英平台推送相关新闻、为用户提供远程工作机会和线上求职招聘服务等等。

    落实决策到每一个员工

    在中国团队全员远程工作的第一个月内,领英全球CEO和执行管理团队专门给中国员工写了一封慰问信,公司福利中也特别强调了为员工和家属提供的免费的心理咨询和心理援助。针对7位困在武汉和湖北省其他城市的员工,部门经理跟他们定期沟通,人力资源部的同事还专门邀请我与他们一起视频聊天,并给他们寄去慰问礼包;公司的员工沟通团队也会定期发布员工通讯,以各种创意鼓动员工士气。

    在刚刚开启远程办公时,我和管理团队有些低估了远程办公将持续的时间,那时IMT每周开会评估下周是否可以重新开放办公室,然后发全员通知,就这样一周一周地顺延了几次。到了2月中下旬,全国超过一半的大型企业已经复工,但是IMT希望为领英员工准备更高的安全和健康保证,包括每天一人一个口罩,每日办公通行证申请和午餐发放,以及包括提供打车和停车费报销的“通勤护航保障计划”。这些准备工作终于在2月底就绪,公司决定在2020年3月2号重新开放办公室。

    2020年3月2日,领英北京办公室恢复办公第一天

    在疫情防控和工作方式以及对业务影响高度不确定的情况下,管理层决策的透明以及跟员工的沟通也至关重要。在远程办公的第一天,我跟跨部门管理团队开了一个动员沟通会,明确了行动号召(Call for actions),包括在危机中展现领导力,突破一切照旧的思维,重新梳理业务优先级和聚焦点,并果断和迅速行动。我给每一位部门领导留了一个小作业,梳理并决定自己和团队在本月的最高优先级的三件事,并在全体周会上分享给其他的领导。与此同时,我发了一封致全体员工信,强调公司在疫情阶段的最高优先级是保证员工和工作场所的安全和健康,同时号召大家思考和探索怎样利用领英产品和平台,为领英会员和客户提供更大的价值。

    领英中国团队在疫情中迅速重置优先级和聚焦点并果断行动,让业务在远程工作和恢复期持续推进并创造了多个亮点。比如,即使是在全员远程工作的第一个月,领英中国一直没有中断过新员工入职,而是立即转为“云入职”,除了在线上办理入职手续,IT部门为新员工配置好笔记本电脑,并快递到员工家里。领英的品牌团队原本计划在春节后做新的一轮品牌广告投放,受疫情影响他们改变方向,加班加点在2月份迅速推出两轮面向疫情中职场人的广告,其中的“不同行,亦同行”(In It Together)抗疫公益海报,在线上和北京多个主要地铁站公益投放;第二轮视频品牌广告,主题为“你无法掌控一切,但可以把握自己”,给在疫情中备受挑战陷入迷茫的职场人鼓励,温暖直击人心。

    2020年2月,领英在北京地铁站内投放的公益广告“不同行,亦同行”

    保护员工也是保护公司业务

    管理咨询公司麦肯锡在新冠疫情初期为客户准备了一份应对疫情的咨询报告,题为《COVID-19:全球健康与危机响应》,报告的开篇语的第一句话说:“COVID-19,首先且最重要的是一个全球的人道主义挑战;全世界的企业需要立即行动。”

    在领英中国IMT启动两个月、我和管理团队在回顾工作时,我们发现尽管在疫情初期我们并没有看到麦肯锡的这份报告,IMT所做的几乎所有的事情都是报告的行动指南中所建议的,尤其是针对员工和用户/客户的行动。我们深切地体会到企业价值观和文化对IMT决策的有很大的影响,特别是领英的“Talent First”的企业文化以及应急培训中对应的“首先保证员工安全”原则对IMT决策的影响。

    当一个企业把员工作为首要优先级来对待,这个企业的员工能发挥出惊人的创造力和战斗力。在刚刚过去的2020年,尽管有新冠疫情带来的巨大影响,领英中国的用户活跃度达到了过去几年中的最高水平,会员数字也突破了5000万;商业化业务尽管在疫情初期受到了一些冲击,下半年恢复和反弹强劲,已经实现了同比增长;领英上海的新办公区也在跨疫情前后完成了建设并投入使用。

    值得一提的是,在中国的疫情恢复后办公室处于完全开放状态下,领英持续给与员工来办公室办公或在家办公的自主选择,不少员工选择在家和在公司办公之间灵活搭配和切换,或许这会是后疫情时代办公模式的新常态。

【责任编辑:于璧嘉】

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